5 lưu ý “vàng” cần nắm khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Mấy năm trở lại đây, nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời tạo thuận lợi cho khách hàng với nhiều sự lựa chọn. Thế nhưng, nếu không có kinh nghiệm, khách hàng sẽ khó lựa chọn được cho công ty của mình một địa chỉ văn phòng ảo chất lượng, dịch vụ tốt và phù hợp với kinh phí hiện tại. Dưới đây là 5 lưu ý “vàng” doanh nghiệp cần nắm khi thuê văn phòng ảo hoạt động.

Khái quát đặc điểm của văn phòng ảo cho thuê

Văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng 0m2, được phát triển thịnh hành trong vài năm trở lại đây. Theo đó, doanh nghiệp sẽ không mất số tiền lớn để thuê mặt bằng, xây dựng một văn phòng kiên cố.

Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp 1 địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp và có mặt tiền thuận lợi cho giao dịch với khách hàng, đối tác. Nhìn chung, với loại hình văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ tối ưu được tối đa chi phí kinh doanh mà vẫn đảm bảo hợp pháp.

5 lưu ý “vàng” cần nắm khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Để lựa chọn được dịch vụ cho thuê văn phòng ảo uy tín, chất lượng và giá tốt, quý doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm cơ bản sau:

Kiểm tra tính pháp lý tòa nhà đặt văn phòng ảo

Theo kinh nghiệm của các chuyên gia Yes Office, trước khi quý doanh nghiệp muốn đặt văn phòng ảo tại tòa nhà cao tầng nào đó. Trước tiên phải dành thời gian để tìm hiểu tính pháp lý thông qua việc đến trực tiếp tòa nhà.

Tại đấy quý doanh nghiệp sẽ được tư vấn viên hỗ trợ kiểm chứng việc tòa nhà đó thuộc diện được sử dụng văn phòng ảo hay không? Thông qua hợp đồng mẫu kèm những doanh nghiệp đang vận hành hiện tại. Bởi thực tế, nếu quý khách hàng lựa chọn tòa nhà đang có vấn đề về pháp lý sẽ khiến cho quá trình mở doanh nghiệp gặp khó khăn và mất rất nhiều thời gian.

Chọn địa điểm đặt văn phòng ảo phù hợp

Tiếp theo, quý khách hàng hãy lựa chọn địa chỉ dễ định vị và tìm kiếm nhất trên bản đồ địa điểm đặt văn phòng ảo. Tuyệt đối không chọn tòa nhà nằm ở vị trí trong hẻm nhỏ, khiến khách hàng hay đối tác khó kiếm tìm.

Dù địa chỉ đó có kinh phí giảm gấp đôi. Đặc biệt, nếu công ty quý khách hàng kinh doanh về lĩnh vực du lịch, dịch vụ hoặc bất động sản. Hãy ưu tiên chọn địa điểm đặt văn phòng ảo tại khu vực quận 1, TPHCM.

Tìm hiểu kỹ bảng giá dịch vụ văn phòng ảo

Mỗi tòa nhà cho thuê văn phòng ảo sẽ có mức giá công bố khác nhau trên website. Vậy nên, quý doanh nghiệp hãy nghiên cứu và so sánh các lợi ích văn phòng ảo đó mang lại để chọn địa chỉ phù hợp nhất.

Bởi thực tế, nếu bạn chọn văn phòng ảo có giá rẻ quá không tốt hoặc quá cao sẽ bị áp lực tài chính. Các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM như Yes Office luôn có các chương trình ưu đãi hấp dẫn. Vậy nên, quý khách hàng nên chủ động liên hệ trực tiếp để được tư vấn nhận được ưu đãi tốt nhất.

Thỏa thuận thời gian thuê văn phòng ảo rõ ràng

Thông thường, một hợp đồng cho thuê văn phòng ảo trên thị trường hiện nay sẽ kéo dài từ 6-24 tháng. Tuy nhiên chúng tôi khuyên doanh nghiệp chỉ nên ký mỗi hợp đồng 12 tháng.

Đây chính là thời gian hợp lý để doanh nghiệp có thể chọn loại hình khác hoặc nâng cấp văn phòng hoạt động. Vậy nên, doanh nghiệp cần định hình rõ chiến lược phát triển của đơn vị cụ thể. Hạn chế tối đa việc thay đổi địa chỉ kinh doanh thường xuyên, tránh các vấn đề phát sinh.

Đọc kỹ điều khoản có trong hợp đồng

Hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ có những điều khoản cụ thể nhằm ràng buộc giữa bên cho thuê và bên thuâ. Vậy nên, trước khi đặt bút ký, doanh nghiệp cần đọc kỹ và thỏa thuận và điều khoản về bên ung cáp. Đặc biệt là các tiện ích và dịch vụ đi kèm, giá cả, thời gian cho thuê.

Hai bên phải cam kết rõ những điều được làm và điều không nên làm. Nếu bên nào vi phạm, phá vỡ hợp đồng sẽ chịu trách nhiệm như thế nào? Tại Yes Office chúng tôi luôn có buổi thảo luận thân mật với khách hàng để đưa ra những điều kiện, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bên.

Sau đó những nội dung này sẽ được soạn thảo cụ thể trong bản hợp đồng để khách hàng nghiên cứu trước khi hai bên đi vào ký kết. Điều này vừa giúp doanh nghiệp an tâm vừa thể hiện được mức độ uy tín của công ty và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

Kết luận:

Trên đây là 5 lưu ý vàng Yes Office muốn chia sẻ cho quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tham khảo. Nếu còn điều gì thắc mắc về những lưu ý trên hoặc muốn đặt thuê văn phòng ảo tại quận 1, TPHCM. Qúy doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Yes Office theo địa chỉ sau để được các chuyên gia tư vấn cụ thể hơn.